Україна поступово відмовляється від обов’язкових паперових трудових книжок – документи, що підтверджують трудовий та страховий стаж оцифровують. Остаточно перехід має завершитися до 2026 року, що зменшить паперовий документообіг і спростить облік трудової діяльності для нарахування пенсії.
Як нагадали в уряді, електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової трудової книжки. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року, даючи працівникам змогу будь-коли перевірити свій страховий стаж, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»), а також дізнатися дані про прийняття, переведення, звільнення з роботи.
Навіщо потрібні електронні трудові книжки
- спрощує облік трудової діяльності;
- зменшує паперовий документообіг;
- захищає від втрати чи пошкодження даних;
- у майбутньому може бути використана для автоматичного виходу на пенсію.
Як Україна переходить на електронні трудові книжки
Передбачено 5 років для плавного переходу на електронний облік трудових відносин. Він триває з 2021 до 2026 року. А з 2026 року паперові книжки стануть необов’язковими, а до того часу їх рекомендують зберігати. При цьому вони не зникають – закон дозволяє вести обидві версії паралельно. Оцифровані дані поступово вносять до Реєстру застрахованих осіб.
Які дані можна внести
До е-трудової можна додати всі документи, що підтверджують страховий стаж. Зокрема можуть бути внесені:
- трудова книжка (усі заповнені сторінки);
- документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий документ;
- інші документи, що підтверджують періоди роботи або страхового стажу.
Як подати скан-копії документів
Відскановану трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду. Це може зробити працівник або роботодавець:
- обрати розділ «Комунікації з ПФУ»;
- натиснувши на пункт «Відомості про трудові відносини».
Скан-копії мають відповідати певним вимогам. А саме:
- мають бути кольоровими;
- чіткі сторінки у хронологічному порядку;
- видно всі реквізити документа, зокрема назву документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника;
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi
- розмір кожного файлу – не більше 1 Мб.
Як перевірити, чи трудова книжка вже оцифрована?
Електронні трудові книжки доступні в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ). Зайти до кабінету можна за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), системи електронної ідентифікації ID.GOV.UA або через Дія.Підпис.
- Надалі треба у лівому боковому меню обрати «Електронна трудова книжка»
- Натиснути кнопку «Дані ЕТК»
- Обрати вкладку «Відцифрована ЕТК»
Інформацію про стаж до 2004 року потрібно надати до органів Пенсійного фонду України. Це можна зробити одним зі способів:
- звернувшись до одного із сервісних центрів ПФУ;
- завантажити документи про стаж на порталі ПФУ.